Aujourd’hui je vous parle… du stage le plus intense que j’ai pu faire jusqu’à aujourd’hui : chargée de communication du festival Bobital l’Armor à Sons, Edition 2017 !
Mon attachement au festival
Le 21 Mars dernier, j’ai débuté un stage en tant que chargée de Communication & de Relations Presse au Festival Bobital l’Armor à Sons (ça envoie du lourd t’as vu ?). Aujourd’hui, il se termine. Bilan ? C’était le plus fou, mais surtout le plus complet de tous mes stages à ce jour. J’ai connu des moments assez intenses émotionnellement parlant, mais surtout hyper formateurs !Mise en contexte
Le festival Bobital l’Armor à Sons, je l’aime d’AMOUR. J’y suis chaque année depuis sa création en 2008 (qui a suivit à la clôture des Terres Neuvas). C’est le rendez-vous de l’été chez moi, la grande fête où tu retrouve en même temps toutes les personnes que tu connais de près ou de loin. Tout ça pour camper et trinquer joyeusement sur de la bonne musique. Je le connaissais donc bien… en tant que festivalière. Je l’ai à présent découvert de l’INTERIEUR.
Les premiers mois :
Les premières semaines ont constitué en la découverte de l’association organisatrice du festival. Une asso pareille, c’est tout un monde : Faustine, la seule salariée (et ma maître de stage), est responsable de l’organisation. C’est à dire qu’elle gère l’organisation du festival dans son ensemble et veille à la coordination des différents dossiers.
Il y a ensuite :
- les 6 membres du bureau (une vraie famille, au top de l’accueil !)
- le Conseil d’Administration (21 personnes)
- plus de 700 bénévoles.
Autant dire pour ceux qui ne le savent pas que le festival Bobital l’Armor à Sons, c’est l’EVENEMENT qui anime la région l’été. Du coup au bout de 2 mois, j’étais dans le journal comme tous les stagiaires qui m’ont précédé (fierté de mon papa qui a découpé l’article et l’a scanné directe, le Ouest France) :
Mes missions durant ce stage
…ont vraiment été multiples et variées mais voici la liste assez complète que j’en ai dressé :
- Réalisation de visuels : j’ai notamment pu décliner le visuel de l’affiche (réalisée par un graphiste extérieur) pour les encarts print / web. J’ai aussi réalisé des flyer, affiches, et… le magazine 2016 : l’une de mes « grandes missions ». Imprimé à 10.000 exemplaires, c’est l’un des principaux supports de communication du festival. Il est distribué aux festivaliers un peu partout (points de vente, commerces…). C’est en quelques sortes le « guide du festivalier », qui regroupes toutes les infos essentielles.
- J’ai également eu à réaliser les précieux bracelets #2016, le sésame de chaque édition !
Et j’ai mis mes compétences en dessin au service de l’asso pour la réalisation du plan du festival (qui a été intégré au magazine, au flyer et aux écrans géants) :
- Gestion des jeux concours.
> Avec les médias : Là, le but était de contacter différents médias « intéressants » en termes d’audience (Journaux, radios, sites web…). Je devais leur proposer de réaliser un partenariat afin de faire gagner des places pour le festival à leurs auditeurs / lecteurs, ce qui nous offrait une large visibilité et générait de l’intérêt pour le festival.
> Chasses aux trésors géolocalisées : là encore, l’une des missions-clés de mon stage. L’idée est venue de Faustine : pourquoi ne pas faire sortir les festivaliers AVANT le festival, en faisant une petite chasse au trésor ? En gros, le principe était le même que celui du Géocaching (clique dessus si tu connais pas). À l’aide d’un Géocacheur aguerri, j’ai mis en place deux chouettes chasses aux trésors dans la forêt du Guinefort, à Bobital :
- Community Management : essentiel pour un festival aujourd’hui… l’Armor à Sons lui, est présent sur Twitter, Facebook, Instagram et Snapchat.
- Réalisation de newsletter = mails envoyés à nos abonnées de façon régulière, par le biais de Mailchimp.
- Gestion du site internet du festival (Hébergé par WordPress).
- Mise à jour des agendas culturels : consiste en quelques mots à faire de la veille informationnelle afin de s’assurer que l’événement du festival est présent sur tous les agendas culturels (web) de la région.
- Réponse aux demandes d’accréditations des journalistes et photographes. Le temps du festival, je me chargeais de les accueillir, de veiller à ce qu’ils soient informés des événements majeurs qui avaient lieu sur place, et de veiller à ce que les éventuelles interviews que j’avais au préalable calé pour eux avec les artistes se passent bien.
- Gestion des autorisations de captations visuelles : le point le plus important les 2 semaines précédant le festival. Les captations visuelles des artistes, ça ne rigole pas (parce que les artistes souhaitent maîtriser leur image et les photos qui sont diffusées d’eux). Les vidéos des concerts, la diffusion sur écrans géants, les photos des journalistes, la diffusion des photos sur nos réseaux et notre site internet… chaque captation requiert une demande aux managers de chaque artiste !
Les relations publiques du festival
- Gestion des interview :
L’Armor à Sons inaugurait cette année un « projet vidéo ». Une équipe de 9 bénévoles a été montée afin de réaliser une série de vidéo sur différents thèmes propres au festival, pour alimenter ses réseaux sociaux tout au long de l’année à suivre. L’équipe média voulait donc un maximum d’interviews avec les artistes. Résultat ? 11 interviews sur 15 groupes, un beau bilan. Il fallait également répondre aux demandes d’interview des journalistes présents.
- Revue de presse : veille informationnelle et collecte de tous les articles publiés sur les différents médias au sujet du festival.
- Enquête de satisfaction : à l’issue du festival, récupérer les impressions des festivaliers est essentiel pour répondre aux mieux à leurs attentes les années suivantes d’après et améliorer l’organisation du festival. J’ai donc mis en place un questionnaire de satisfaction puis classé les retours afin d’établir un bilan.
- Gestion des objets trouvés : tout festival qui se respecte obtient une belle collection d’objets trouvé une fois qui se clôture ! Nous avons donc mis en place un « formulaire d’objets perdus » en ligne afin de rendre au plus vite les objets à leurs propriétaires.
J’ai accepté la responsabilité de chargée de communication du festival Bobital l’Armor à Sons tout en connaissant les enjeux. S’investir dans l’organisation d’un tel événement, c’est accepter de s’engager entièrement et complètement dans un événement qui vous dépasse et vous porte à la fois. C’est également intégrer une « grande famille » : beaucoup de festivals se décrivent ainsi, à juste titre. Se retrouver toute l’année dans un but commun, ça rapproche ! Une preuve du bon accueil et de la cohésion de l’équipe « Bowidel » ? Le fait que la majeure partie des anciens stagiaires continue à donner un coup de main en tant que bénévoles. C’est d’ailleurs grâce à leur aide et leur soutien que j’ai pu m’intégrer aussi facilement et mener toutes mes missions à bien. Team Bobital quoi !
Ce stage, c’était vraiment une étape importante pour moi.
> Le point le plus notable ? Ma découverte des relations presse : direct plongée dans le grand bain ! J’ai adoré ça.
> En bref ? Une formation à 360° !
Bobital l’Armor à Sons c’est bel et bien terminé !
C’est parti pour de nouvelles aventures…
